随着全球经济的国际化不断发展,企事业单位的会议沟通交流会越来越来多。而说到会议,我们立即会想到传统的会议,传统的会议一般采用的是集中式的会议,会议需要确定具体的时间和地点,还根据会议室的大小来进行人数的安排,因此传统的会议需要确定“时间、地点、人物”三要素才能进行相应的会议。随着科技的发展,异地会议利器—视频会议软件的出现,彻底解决了传统会议的“时间、地点、人物”三要素的问题,也可以使异地会议达到无论何时、何地、何人都可以即时参加会议。    
    视频会议软件是视频会议系统中其中的一种,而视频会议系统的前身是电视电话会议,电视电话会议主要是通过电话来进行沟通交流,但其缺乏面对面的图像沟通,随着视频会议系统的出现,单纯的语音会议成为了过去,音、视频、数据三要素成为视频会议系统沟通的主要方式。视频会议系统主要分为纯硬件视频会议系统、纯软件视频会议系统、软硬件结合的视频会议系统。由于纯硬件视频会议或者软硬结合的视频会议系统一般都是固定在某个地点,而纯软件视频会议系统可以安装到不同的终端,包括PC或者移动终端。因此视频会议软件有更好的移动性,可以使异地会议达到何时、何地、何人都能进行正常的沟通交流。
    使用视频会议软件进行异地会议,不仅能听到发言者的声音,还可以清晰看到发言者的动作、表情及会场的其他图像细节,给与会者带来真实的观感。视频会议软件附带有数据协同功能,如电子白板,通过电子白板,可以观看操作者的手写板书;文档共享,可以使与会者实时看到共享发言人打开的文档;屏幕共享,可以让发言人的屏幕图像传输到每个与会者;流媒体播放,可以让所有的与会者同时播放相应的流媒体影片。因此视频会议软件不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流,还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。视频会议软件使异地沟通变得更高效,从而会深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。
    由此可见,视频会议软件的功能特点决定其实现无论何时、何地、何人都可以即时参加异地会议的美好愿望。而视频会议软件并不仅仅只在企业中使用,也广泛运用于其他行业,对于教育机构来说,能够将不同区域的学生和教师通过视频会议软件进行连接和结合,共同观看实时的课堂音视频及互动教学。通过视频会议软件,大大缩近了不同地区的人与人之间沟通的距离,成为异地沟通交流的科技利器。

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